İşlerinize Duygularınızı Karıştırın

     PMI (Project Management Institute) ‘a göre Proje Yöneticisinin işinin % 90’ ı iletişim üzerine kuruludur. Bu konuya hiçbirimizin itiraz edeceğini sanmıyorum. Projelerde birçok konuyu, özellikle sorunları çözmemizdeki ilk adım iletişimdir, ‘Yazılım Projelerinde Başarısızlık Nedenleri’ yazımda bu konudan bahsetmiştim. Peki iletişimin bu kadar yoğun olduğu durumda duygularımıza ne kadar yer vermeliyiz?      

   Birçoğumuzun bildiği temel kalıplar vardır. İletişim şekilleri; sözlü ve yazılı olarak ayrılır ve birçok faktör iletişimdeki mesajı karşı tarafa aktarırken etkili olur. Örneğin; sözlü iletişimde jest ve mimikler çok önemlidir, yazılı iletişimde ana mesajı ilk paragrafta vurgulamak gibi. Bu konu uzmanlık alanıma girmese de deneyimlediğim konularda birkaç öneri vermek istiyorum.

  • İşlerinize duygularınızı karıştırın.. Birçoğumuz katıldığımız toplantılarda, ekip içi veya paydaşlarla yaptığımız görüşmelerde, hatta yaptığımız sunumlarda içindeki bulunduğumuz psikolojik durumu gözardı etmeye çalışarak; ciddi ve çoğu zaman da samimi görünen bir duruş sergilemeye çalışırız. Evet! Bulunduğumuz profesyonel iş hayatının bunu yapmamızı gerektirdiği durumlar oluyor. Fakat her zaman değil… Duygularımız; samimiyetimizin göstergesidir. Bu nedenle konuşmalarımıza duygularımızı ne kadar çok katarsak o kadar samimi davranmış oluruz. İletişim kurduğumuz kişiye ileteceğimiz mesajda empati kurdurma oranını o kadar arttırma şansını yakalarız. Hemen bir örnekle açıklayayım. Proje’de teslim etmeniz gereken bir üründe orta öncelikli bir hata çıktı, bu durumu müşteriye iletirken; duygularımızı katmadan resmi bir şekilde iletmek mi daha faydalı olur? Yoksa; samimi bir şekilde sorunun nedenleriyle birlikte iletmek mi daha doğru sonuç getirir? Cevabınıza göre duygularınızı hangi oranda katmanız gerektiğini belirleyebilirsiniz. Tabi bu öneri her koşulda geçerli değildir, duygularını ve samimiyeti suistimal eden kişiler karşımıza çıkabilir bu nedenle samimiyet oranımızı ve duygularımızı iletişim kuracağımız kişiye göre de dengelemeliyiz.
  • Maillerde nezaket gereği kullanılan kelime fazlalıklarını azaltın. Maillere ‘Merhaba’, ‘Selam’ gibi klasik cümlelerle başlamak artık hepimizin hayatında varolan bir alışkanlıktır. (Yöneticilerin astlarından görev istediği bazı durumlar, kibar olmayan müşteriler gibi istisnalar var tabi) Peki ilk yazışma sonrasında atılan her mailde neden tekrar bu cümleyi kullanırız? Bu cümleyi maili okuyan kişiler dikkate alır mı? Siz bu soruyu derinlemesine düşünmeden hemen bir soru daha sorayım.. Peki ‘her mailde yapılan işlere tekrar tekrar teşekkür etmek’, ‘gün içerisinde 5 kez iyi günler dilemek’ gibi alışkanlıklarda her ne kadar kibarlığı yansıtsa da mailde yaptığımız işe somut bir katkısı bulunmakta mı? Cevabınız net olarak ‘Evet’ veya ‘Hayır’ değilse önerimi dikkate alabilirsiniz. Mail atarken kuracağımız Nezaket / Fayda dengesi çok önemlidir. Bu dengeye göre; maillerinizde kullandığınız standart kalıpları belirleyebilirsiniz. Her mailde ‘Merhaba’ yazmak yerine sadece ilk mailde yazmak, teşekkürü gerçekten karşı tarafın hakkettiği durumda yazmak, iyi dileklerimizi gün içerisinde bir kez yazmak, bize hiçbir dezavantajı sağlamayacaktır. (Eğer yaptığımız iş değerliyse)
  • Yaptığınız işin sonucuna / faydasına odaklanın. Scrum’da ‘Daily Scrum’ toplantıları vardır. Bu toplantı günlük olarak yapılan bir planlama toplantısıdır, ayakta yapılır ve 15 dakika’yı geçmemelidir. Çünkü 15 dakika bu toplantı için yeterli bir süredir. Peki biz yaptığımız görüşmelerde / yazışmalarda görüş bildirdiğimiz konularda yapılacak işe ne kadar katkıda bulunuyoruz? Toplantılar sırasında bildirdiğimiz görüşlerin övgü / eleştiri kısmından ziyade pozitif sonuçlar getirmesine dikkat etmemiz, verimlilik açısından önemlidir. Peki övgü veya eleştiri hiç yapmayalım mı? Tabi ki yapalım; övgüyü gerektiği zamanda gerekli ölçüde yapmalı, eleştiriyi yaptığımız durumda ise; eleştirimize karşılık önerimizi de iletmeliyiz.

Tüm iletişimlerimizde doğru mesajı iletebilmemiz dileğiyle…

Eren ÖZDEMİR, PMP, ITIL, MIS, MBA

Bir cevap yazın