Proje Yönetimi’nde Planlamanın Önemi

Merhaba;

       Proje Yönetiminde en önemli aşama hangisidir diye sorduğunuzda birçok kişinin vereceği cevap hiç şüphesiz ‘Planlama’dır. Peki Planlama’ya ne kadar önem vermeliyiz? Yapacağımız tüm işleri planlayabilir miyiz gibi soruları bu yazımda cevaplamaya çalışacağım.

       Günlük hayatımızda birçok eylemi gerçekleştirmeden önce bazen farkında olarak bazen de farkında olmadan plan yaparız. Gün içerisinde yapacağımız işler, akşam yiyeceğimiz yemek, spor saatimiz, izleyeceğimiz film..  Bazılarımız planlama konusuna daha fazla önem vermekte ve günlük / haftalık hatta aylık planlara ek olarak 1 yıllık/ 5 yıllık ve 10 yıllık planlar da yapmaktadır. Peki bu kadar fazla planlama, her şeyin planlanandan farklı gittiği bir durumda boşa mı yapılmış oluyor? Tabi ki ‘Hayır’.. İşler planladığımızdan farklı gidiyorsa ya ‘doğru plan yapmamışızdır’ ya da ‘öngörülen veya öngörülemeyen riskler gerçekleşmiştir’. Bu konuyu ‘Risk Yönetimi’ yazımda detaylı olarak paylaşacağım, şimdilik sadece ‘Planlama’ kısmından bahsetmek istiyorum.

        Plan; geleceğe yönelik yapılacak işleri, izlenecek yolları önceden tasarlama işlemidir. Yapacağımız işe faydası olacak bir planlama için aşağıdaki önerileri dikkate alabiliriz.

• ‘Planlama’ya, yapacağımız işten daha çok zaman harcamamalıyız. Bazen yapacağımız işlerin planlamasına o kadar çok zaman harcarız ki, yaptığımız iş 1 birimlik zamansa planlama için 2 birim zaman harcarız. Bu da zamanı efektif kullanamamamıza sebep olur. Bu nedenle işin planlama süresini ve detayını iyi belirlemeliyiz. Sırf detaylı plan yapmış olmak için yapacağımız işin değerinden çok zaman harcamamalı, işin büyüklüğüne / değerine göre uygun planlama yapmalıyız.
• Planı proje başında yapmak ve bir daha kullanmamak. Yeni bir projeye başladığımız zaman planlama kısmı çoğu zaman keyifli gelir, hatta teslim tarihlerini / kilometre taşlarını çıkartabilmek için ciddi emekler harcarız. Peki çıkarttığımız bu planları proje boyunca yaşatır mıyız? Her zaman değil..  Yapılan planlar birçok sebepten ötürü ilk yapıldığı aşamada kalmaktadır. Bu sebeplerden bazıları;
  • Üst yönetimin planı dikkate almaması,
  • İş yoğunluğu bahanesiyle planın güncellenmesinin atlanması,
  • Müşterinin planı dikkate almaması,
  • sadece göz boyamak için plan yapılmasıdır.

Bu nedenle; planlama konusunda üst yönetim ve paydaşların desteğini almalı, Proje planını devamlı güncellemeli yani yaşatmalıyız.

• Planlamayı sadece ‘zaman’ olarak düşünmek. Birçok üst yönetim için proje planlama kısmında sadece ‘zaman’ önemlidir. Odaklanılan soru ‘Proje ne zaman teslim edilir?’ kısmıdır. Fakat proje ekibi sadece zaman parametresini dikkate almamalı, Kapsam, Risk, Maliyet (çoğu zaman proje başında verilen bütçeyle sınırlıdır), Tedarik gibi konuların da detaylı planını yapmalıdır. Her parametre birbirine bir zincir gibi bağlıdır ve bir bütün olarak düşünülmelidir.

Herkesin hayatındaki tüm planlarının gerçekleşmesi dileğiyle…

Eren ÖZDEMİR, PMP, ITIL, MIS, MBA