Proje Yönetimi’nde Üst Yönetim Desteği

Merhaba;

Bu yazımda Proje Yönetimi’nde ‘Üst Yönetim Desteği‘ nin öneminden bahsedeceğim. Projelerin başlangıcından itibaren sağlıklı planlanabilmesi, yönetilebilmesi ve kapatılabilmesi için üst yönetim desteği önemlidir. Peki üst yönetimi, projenin hangi aşamalarında ne kadarlık bir oranla dahil etmeliyiz?

Özellikle startup veya orta ölçekli firmalarda, üst yönetim, projelerin başarısıyla doğrudan ilgilidir. Bu firmalarda üst yönetim desteğini gerçekten iyi yönetmek gerekir.Bu nedenle özellikle bu tür firmalardan bahsedeceğim. Kurumsal firmalarda görev / sorumluluklar daha keskin çizgilerle çizildiği ve o kuruma özel kültür oluştuğu için bu desteği yönetmek daha kolaydır. (Her kurumsal firma için geçerli olmasa da)

         Eğer üst yönetim desteği az olursa; projenin sahiplenilmemesi şirkete ciddi zararlar getirebilir. Çünkü bu tür firmalarda Projenin kazancı şirketin varlığını doğrudan etkileyebilmektedir.  Buradaki ilk ve en önemli aşama; yapılacak olan projenin şirketin strateji ile uyumlu olmasıdır. Üst yönetim stratejiyi belirleyen taraf olduğu için; bu stratejiyle uyumlu projelerde onların beklentisini karşılayacak ve daha fazla destek vermelerini sağlayacaktır. Buna ek olarak strateji ile uyumlu projelerde desteği arttırabilmek için; proje özelinde çıktılar ve faydalar üst yönetime iyi anlatılmalı ve sahiplenilmesi sağlanmalıdır. Bu fayda sadece Proje başlangıç aşamasında değil, proje boyunca hissettirilmelidir.

       Üst yönetimin müdahalesinin fazla olduğu durumlarda ise; ‘Proje Yönetimi’ nin  projeye etkisi azalabilir ve Projenin kontrolü kaybolabilir. Bu da Proje Yöneticisinin görevini doğru yapamamasına neden olur. Bu tür durumlarda ‘Proje Yönetimi’ kavramı ortadan kalkar, Proje Yöneticisi sadece izleyen ve destekleyen rolünü üstlenmek zorunda kalır. ‘Üst yönetimin bu kadar ilgili olmasının ne sakıncası olabilir?’ diye sorabilirsiniz, hemen cevaplayayım;

• Üst yönetim detaylarda boğulmak zorunda kaldığı için bütünsel bakış açısını kaybedebilir.
• Üst yönetim detaydaki iş yönetme yoğunluğundan; asli işini verimli yapamayabilir.
• Proje Yönetim ekibi kendi görevini tam anlamıyla icra edemeyebilir.
• Kurumsal hafızanın oluşumu engellenebilir.
• Müşteri beklentilerini karşılayan taraf üst yönetim olacağından, müşteri tarafından Proje Yönetim ekibine olan inanç azalabilir.

Sonuç olarak; her ne kadar üst yönetim desteğini doğru ayarlamalıyız desek de, ‘Yöneticiyi yönetmek’ her zaman kolay olmayabilir. Bu nedenle desteğin dengelenmesinde her ekibe ve ‘Üst Yönetime’  büyük pay düşmektedir.

Herkesin hayalindeki işi yapabilmesi dileğiyle…

Eren ÖZDEMİR, PMP, ITIL, MIS, MBA