Proje Yönetimi’nde Yetki ve Sorumluluk Dengesi

Merhaba;

Bu yazımda Proje Yönetiminde Yetki ve Sorumluğunun dengesinden bahsedeceğim. Birçok firmada bireylere verilen görevler yerine getirilmek istenildiğinde kişi yetenekli ve bilgili olsa dahi o işi doğru icra edememektedir. Bunun birçok sebebi tabi ki var ama bu yazımda sık karşılaşılan bir sebepten bahsedeceğim; sorumluluğun verilmiş olup yetkinin verilmediği durumlar…

Aslında konu literatürde çok basit; RACI matrisi. R, A, C ve I harflerinin kısaltmasından oluşmaktadır. Projede yapılacak işleri çıkartırsınız, matrisi çizersiniz ve aşağıdaki açıklamalara göre ilgili kişilere sorumluluğu atarsınız.

• Responsible(İşi yapmakla Sorumlu):  İşi yapan ve görevi tamamlamada aktif bireydir.
• Accountable(Genel Sorumlu): Faaliyet veya kararın sonuçlarından sorumlu olan bireydir.
• Consulted(Danışılan): Nihai kararlar ve görevlerde danışılan bireydir.
• Informed(Bilgilendirilen): Bir karar veya eylem sonrası haberdar olma ihtiyacı olan bireydir.

Peki literatür bu kadar basitse; gerçek hayatta neden uygulayamıyoruz? Birkaç sebebini aşağıda sıralıyorum;

1. İşin bazı bireyler / ekipler tarafından değersiz görülmesi.. Projelerde maalesef her işe her birey / ekip aynı derecede değer veremiyor. Bu konu ‘Takım Çalışması’ başlığı altında uzun uzun anlatılabilir ben yazımda yüzeysel olarak değineceğim. RACI matrisindeki tüm bireylerin işi sahiplenmesi, işin değerini ve faydasını bilmesi ve bu işle ilgili katkıda bulunmayı istemesi önemlidir. Bu yapabilmek için de; tüm ekibin / bireylerin ortak hedefe odaklanmasını sağlamak Proje yöneticisinin görevlerinden biridir.
2. Projede kritik bir konuda karar verilecek, süreç nasıl ilerler? Projede işi yapmaktan sorumlu kişi; tüm detayları göz önünde bulundup olası sonuçlarını çıkartıp karar vermesi için Genel Sorumlu’ya gider. Genel sorumlu detaylarda boğulmaz sadece olası sonuçlara göre en uygun kararı verir. Doğrusu bu’dur. Fakat Genel Sorumlu, İşi yapan kişinin getirdiği detayları dikkate almadan kendi bakış açısıyla karar verebilir. Bu durumda sorulması gereken soru; İşi yapan kişi neden bu kadar detayla uğraştı? Bu gibi durumlarda; işi yapan kişi de oluşan motivasyon düşüklüğü, kişideki  verimliliği ve inovatif düşünme yapısını etkileyebilir. Bu nedenle; karar vericiler her zaman işi yapan kişiden gelen detayları dikkate almalıdır.
3. Bu durumun tam tersi de olabilir. İşi yapan kişi, karar vericiyi bilgi çöplüğüyle gider, karar verici detayda boğulmak zorunda kalır ve o işe gereğinden fazla zaman harcamış olur. Bu nedenle; işi yapan kişi de; karar vericiye doğru detaylar ve olası sonuçlarla gitmelidir.
4. Danışılan.. Aslında çok önemli olan bu görev; yapılan işten doğacak sonuçlar için sorumluluk neredeyse hiç olmadığı için bazı bireyler tarafından hakkıyla yapılmamaktadır. ‘Ben sadece fikrimi sunacağım, sorumluluğum bulunmamakta..’ mantığıyla bakılmamalı, verilecek her bilginin alınacak aksiyona pozitif veya negatif etkisinin olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
5. Bu durumunda da tam tersi olabilir. Toplum olarak bildiklerimizi paylaşmayı çok severiz ama buradaki önemli nokta; doğru bildiklerimizi doğru zamanda paylaşmaktır. Bu nedenle danışılan kişiler ilgili konuda hem teorik bilgiye hem de tecrübeye sahip olmalıdır ve konuyla ilgili net bilgiler vermelidirler.

Sonuç olarak; herkesin sorumluluğu dahilindeki işleri yapabilmesi için yeterli yetkiye de sahip olması gerekir.

Herkesin sorumlu olduğu işler için doğru yetkilerin verilmesi dileğiyle…

Eren ÖZDEMİR, PMP, ITIL, MIS, MBA