Projelerde Zaman Baskısı…

Bir projenin başarılı sayılabilmesi için planlanan Kapsam / Zaman / Maliyet üçgeni içerisinde tamamlanması beklenir. Tabi bu üç parametrenin de projenin sonunda istenen değerlerde bitmesi çok zordur. Burada iyi bir değişiklik yönetimi, üst yönetim desteği, ekip içi koordinasyonun yüksek olması, şirkette proje yönetim kültürü gibi birçok etken vardır.

Bu kavramlar kullandığınız proje yaklaşımları ile daha kolay yönetilebilir hale gelebilir. Örneğin; Agile yöntemlerden Scrum ile projeyi sprint ler ile küçük parçalara bölebilirsiniz. Böylece arttırımlı yapı kullanarak en değerli parçayı önce teslim ederek sürekli iyileştirme ile ürünü zamanla daha iyi hale getirebilirsiniz. Söyleyince kulağa çok hoş geliyor değil mi? Yıllardır başarısız yönetilmiş ve zamanında tamamlanmamış projeler artık başarılı olacak, çünkü ortaya çıkacak ürünü küçük parçalara / teslimatlara böldük… Artık arttırımlı yapı kullanıyoruz. Sprint lerimiz var, takım kendisi planlama yapıyor… Projelerde takvim yönetimi keşke bu kadar kolay olsaydı; fakat değil. Gelin sadece işi küçük parçalara bölmenin, 1-4 hafta arasında sprintler koşmanın takvim yönetiminde başarılı olamayacağını beraber tartışalım…

PMBoK 7 ile ilgili bilgileri verdiğim yazımda değinmiştim, PMI (Project Management Institute) proje yaklaşımı kavramı ile projelerinizde artık farklı yaklaşımları kullanabileceğinizi söylüyor. Bunları tekrar hatırlayalım..

  • Geleneksel – Öngörülebilir Proje Yönetimi
  • Agile – Uyarlanabilir Proje Yönetimi
  • Hybrid Proje Yönetimi

Geleneksel yönetiminde zaman planı projenin planlama aşamasında çıkartılır ve çıkacak ürün için tek bir takvim proje yöneticisi koordinasyonunda yönetilir. Peki bu yaklaşımda takvim nasıl yönetilir?

  • Projenin başlatma aşamasında üst düzey bir takvim ve kilometre taşları belirlenir ve tüm paydaşlara kick off toplantısında duyurulur. Bu planda sapma ihtimali yüksektir, çünkü henüz detay plan çıkartılmamıştır. Yönetim ve tüm paydaşlar bu safhada zaman planının sadece taslak olduğunu bilmeli ve son takvim için planlamanın bitmesini beklemelidir.
  • Planlama aşamasında ise detaylı proje zaman planı çıkartılır, riskler tanımlanır bu risklere göre gerekirse ilave süreler verilir. Yürütme aşamasında ise bu plana uyulmaya çalışılır. Bu planda; projedeki kapsam / maliyet parametreleri değişmediği sürece -5, + 10 yüzde ile sapma ihtimali başarılı sayılabilir. Fakat projede değişiklik olduğunda, değişiklik yönetimi devreye girer ve zaman planı yeniden güncellenir. Zaman çizelgesi performans endeksi çıkartılır, bu endekse uyum sürekli kontrol edilir ve planlanan değer ile kazanılan değer sürekli ölçülerek zaman endeksi sapma oranına göre gerekli önlemler alınır.

Buraya kadar herşey literatürde gayet açıktır. Fakat gerçek hayatta böyle mi olur? Tabi ki hayır… Size zaman planı ile ilgili yaptığımız en büyük iki yanlıştan bahsedeceğim.

Üst yönetime proje için zaman planını çıkartıp teslim ettiğinizde bu zaman planına uyum beklenir. Özellikle de taşın altına elini koymayan sadece projeyi izleyen / üst yönetim ve sponsorun olduğu bir organizasyonda çalışıyorsanız işiniz zordur. Hatta bazı projelerde zaman planını siz çıkartmazsınız, size yönetim tarafından bir hedef tarih belirlenir ve bu tarihe uyum beklenir. O zaman işiniz daha da zordur.. Böyle bir ortamda nasıl bir sonuç ortaya çıkar?

  • Projelerde deadline baskısı takımdaki inovasyon yeteneğini ortadan kaldırır. Takım proje için maksimum kalitede ürün çıkartmak yerine sunulan zaman planına uymak için birçok konudan feragat eder. Takım inovatif ve maksimum verimlilikte çözümler üretmek yerine, temel ürünü istenen zaman planında çıkartmak için kapsama uyan fakat ‘usefull / user friendly’ kavramlarından uzak bir ürün ortaya çıkartabilir. Hatta orta veya uzun vadede kullanılmayacak bir ürün ortaya çıkartması da muhtemeldir. Bazen de kapsamda daraltmalara girebilir. İstenilen bazı fonksiyonları genel geçer çözümlerle bitirir. Bu da kısa vadede bitmiş fakat uzun vadeli vizyona hizmet etmeyen ürünlerin doğmasına sebep olur.

Bir diğer yönden bakalım.. Bol tampon sürelerin verildiği, ekibin zaman planını sahiplenmediği ve proje yöneticisinin yakından takip etmediği projeler; takımın projedeki çalışmaları, planlanan takvimin sonlarına doğru başlamasıyla başarısızlığa uğrar. Eğer başarıyla tamamlandıysa ya kalite problemi vardır ya da zaman planınız yanlıştır.

Peki bu iki sorunu yaşamamak için ne yapmak gerekir? Projelerde zaman planı üst yönetimin beklentisine uygun olacak şekilde değil, projenin kapsam ve maliyetine uygun olacak şekilde planlanmalıdır. Bu plan yönetim desteğiyle ve proje ekibinin de katkısıyla yapılmalıdır. Böylece ekip kendisinin katkıda bulunduğu hedefe daha sağlıklı şekilde koşabilir. Bu zaman planı yönetim tarafından da sahiplenilmeli, sadece komite toplantılarında sorgulanmamalı, zaman planına uyum için sürekli ekibe destek olunmalıdır. Eğer zaman planında değişiklik olacaksa, yönetim bu plandaki değişikliklere kaliteden ve kapsamdan feragat etmemek için uyum sağlamalıdır.

Çevik yöntemlerde zaman planında yaşanılan zorluklara ve bu konudaki tavsiyelerime bir sonraki yazımda değineceğim.

Herkesin zaman planına inandığı ve katkıda bulunduğu projelerde çalışması dileğiyle…

Bir cevap yazın